Después de obtener los resultados de nuestra primera Encuesta de Percepción de Beneficiarios, compartimos las respuestas de nuestros socios y cómo estamos cambiando para servirles mejor.

Por John Hecklinger, director ejecutivo, y Corey Oser, vicepresidente de programas

En el Fondo Mundial para la Infancia, creemos en el poder de la retroalimentación. La retroalimentación es la brújula que nos muestra nuestro verdadero norte: lo que nuestros socios piensan y sienten sobre nuestro trabajo. Nos muestra dónde estamos fallando y qué podemos hacer para asegurarnos de que nuestros socios sean escuchados y apoyados.

En el otoño de 2018, realizamos nuestra primera Encuesta de Percepción de Beneficiarios (GPS, por sus siglas en inglés) a través del Centro para la Filantropía Efectiva (CEP, por sus siglas en inglés). Con un grupo de comparación de más de 300 financiadores, la GPS ofrece una gran oportunidad para comparar los resultados con los de sus pares. Seleccionamos una “cohorte personalizada” de financiadores pares para comparar nuestros resultados con los de otros donantes internacionales.

Como la encuesta es anónima y la lleva a cabo el CEP, crea un espacio para que los socios compartan reflexiones francas. El CEP encuestó a todos nuestros 153 socios activos entre enero de 2017 y enero de 2018. Agradecemos a 78% de nuestros socios que respondieron y compartieron comentarios detallados y reflexivos, y estamos felices de compartir estos resultados con nuestros socios y seguidores aquí.

Además de la encuesta, en los últimos meses hemos estado atravesando una serie de cambios en GFC, y los resultados de la encuesta validaron en gran medida nuestra lógica para implementar estos cambios. Nuestro objetivo es tener relaciones sólidas con nuestros socios, basadas en la confianza. Nuestro objetivo es aumentar la claridad en nuestros requisitos de presentación de informes y, al mismo tiempo, garantizar que el proceso de presentación de informes genere valor para nuestros socios, ya que nos ayuda a perfeccionar nuestro enfoque. Hemos desarrollado una teoría del cambio y un marco de indicadores, hemos adoptado valores fundamentales para guiar nuestras interacciones y decisiones, hemos lanzado nuevas iniciativas para financiar grupos de organizaciones que trabajan en cuestiones similares en regiones específicas e invertimos en el fortalecimiento de nuestro enfoque de desarrollo de capacidades.

Estos cambios, acompañados de mecanismos renovados de seguimiento, evaluación, aprendizaje y retroalimentación, apuntan a crear más valor en las relaciones entre GFC y sus socios locales.

Todo esto solo tiene sentido si resulta útil para nuestros socios. De hecho, uno de nuestros valores fundamentales es “Servir a los socios primero”. Escuchar cómo nuestros socios ven las relaciones con nuestros funcionarios de programas, nuestro apoyo financiero, los procesos de concesión de subvenciones y el fortalecimiento de la capacidad es esencial para ayudar a mejorar continuamente nuestro servicio.

Aspectos destacados de la respuesta de los socios

Al revisar los resultados de la encuesta, notamos que GFC financia algunas de las organizaciones más pequeñas de nuestros pares con los tamaños de subvención más pequeños, en consonancia con nuestra aspiración de financiar organizaciones demasiado pequeñas o demasiado incipientes para que otros financiadores las consideren.

No es sorprendente que cuando financiamos un porcentaje mayor del presupuesto de una organización, el socio tendiera a tener comentarios más positivos.

Nos agradó y nos sorprendió un poco saber que nuestros socios califican tan bien nuestro proceso de selección, y nos alegró que nuestros socios consideren que nuestros procesos de concesión de subvenciones son claros y transparentes. Muchas de las organizaciones que financiamos nunca antes habían recibido financiación del exterior, por lo que es genial saber que el proceso es útil.

La alianza con GFC nos ha hecho crecer como organización de manera constante. Hemos aprendido mucho con todos los procesos, desde el proceso de selección, el de monitoreo y evaluación, hasta la redacción de informes. Hemos logrado aplicar la mayor parte de los conocimientos y aprendizajes adquiridos en esta alianza a nuestro trabajo diario.

Los procesos de GFC son directos, simples y concisos.

Al mismo tiempo, los socios nos llamaron la atención sobre algunas repeticiones en el proceso de presentación de informes que ya estamos trabajando para simplificar.

Tal vez sea interesante considerar un formato más receptivo que se desarrolle a través de los años, de lo contrario sentimos que siempre estamos respondiendo las mismas preguntas, lo que quizás no sea lo mejor en términos de reflexionar sobre nuestro trabajo.

Nuestros socios transmitieron que se sintieron escuchados y apoyados por nuestro personal.

La interacción y comunicación que tenemos con el equipo de GFC es muy cercana… realmente nos sentimos abrazados y apoyados por ellos, como si fuéramos un gran equipo.

Nuestro contacto en GFC ha sido siempre servicial, disponible y solidario a lo largo de los años. GFC ha sido parte integral de nuestro desarrollo como pequeña ONG.

Quizás la mayor decepción y el mayor margen de mejora en los resultados tiene que ver con nuestras puntuaciones en la relación entre financiadores y beneficiarios.

Dado que trabajamos con organizaciones tan pequeñas y que nuestra financiación representa un porcentaje mayor de los presupuestos de nuestros socios que la mayoría de nuestros pares, es fundamental que GFC tenga un buen desempeño en esta categoría. Una organización no puede destacarse en todas las categorías, pero esta es una en la que nos comprometemos a cambiar.

Algunos socios sintieron los efectos de la salida del personal y notaron diferencias o brechas en los períodos de transición.

Hemos notado cambios importantes en cuanto a comunicación, cambios en el personal de GFC. Sugiero fortalecer la filosofía y cercanía que tuvo GFC con las instituciones beneficiadas en años anteriores.

Con los cambios de personal que se han dado en GFC, creemos que sólo conocen de manera limitada nuestro quehacer institucional, por ello, es importante retomar las comunicaciones con las organizaciones.

Los socios expresaron la necesidad de un contacto más fluido y regular con los funcionarios del programa, un mayor interés por parte de los funcionarios del programa en el progreso de las organizaciones asociadas y una mayor capacidad para resolver los problemas a medida que surgen.

La encuesta señaló que GFC se encuentra en el percentil superior de financiadores que realizan visitas al sitio y que nuestros socios valoran estas interacciones y desean ver más.

El enfoque del equipo durante las visitas a los sitios refleja un sentido de confianza en la organización a la que apoyan y un valor por el trabajo que se realiza en el campo. Por lo tanto, las sugerencias brindadas son muy valiosas.

Las visitas de campo y el seguimiento de los resultados nos han permitido, a lo largo de los años, realinear nuestro programa para prestar mejor los servicios.

Sugerimos que GFC realice más visitas de campo y organice más conferencias de intercambio de experiencias con los socios.

Un socio señaló que les gustaría ver "“más comunicación escrita después de una visita, como establecer un mapa de ruta y recomendaciones específicas de lo observado”.

Nos complace ver que los socios valoran actividades como el apoyo consultivo, el intercambio de conocimientos y la creación de redes y nos gustaría que se ampliaran.

La cooperación con GFC nos ha abierto a nuevas y diferentes perspectivas, nos ha abierto las puertas del profesionalismo y nos ha dado la oportunidad de percibir la dimensión internacional y global del pensamiento, la acción, la negociación y la cooperación en el ámbito de la protección de los niños vulnerables por parte de las OSC. Nos ha motivado y nos ha permitido participar en eventos de recaudación de fondos y en reuniones y conferencias internacionales, pero también nos ha dado la oportunidad de mejorar constantemente la experiencia y los conocimientos de nuestro personal principal a través de visitas de estudio, capacitaciones, reuniones y la cooperación con colegas de otros países.

Estamos pensando que GFC debería tener más talleres o seminarios, más que en el pasado, para mejorar a los socios o encontrar… formas de ayudarlos e intercambiar conocimientos.

Algunos socios aportaron ideas valiosas sobre cómo podríamos hacer más para fortalecer sus redes entre sí.

Por ejemplo, un encuestado sugirió que ““Apoyar a los beneficiarios y ex alumnos del GFC para que formen iniciativas de aprendizaje nacionales o regionales que respalden la promoción y la influencia en las políticas”.

La GFC debería fortalecer los vínculos entre los socios de la región para fomentar el aprendizaje compartido.

La crisis financiera mundial ha tenido un gran impacto en el desarrollo de nuestra capacidad institucional y seguimos pensando que la crisis financiera mundial también puede proporcionar plataformas para el intercambio de conocimientos a nivel regional y la creación de consorcios entre sus beneficiarios. Esto fortalecerá el mecanismo de financiación colaborativa y la apropiación de los programas a nivel mundial.

Los socios nos dijeron que aprecian recibir fondos flexibles que les permitan determinar cómo utilizarlos mejor. Al mismo tiempo, varios socios nos recordaron que la cantidad de fondos es relativamente pequeña. Aunque generalmente apoyamos a las organizaciones durante varios años, algunos socios sintieron la incertidumbre inherente a las renovaciones anuales y pidieron compromisos a más largo plazo.

Algunos socios reflexionaron sobre las presentaciones a otros donantes y redes que ayudaron a aportar nuevos recursos para su trabajo, mientras que otros pidieron a GFC un mayor acompañamiento en torno a la sostenibilidad financiera y un proceso de salida mejor definido.

La duración de un programa de un año hace que a veces sea difícil tener una planificación a largo plazo o brindar sostenibilidad al programa, además de la pequeña cantidad. Aunque podemos renovar la propuesta, sería mejor si pudiéramos proponer una duración más larga del programa (3 años por lo menos) para obtener los máximos impactos y más posibilidades de programas sostenibles.

Mi única sugerencia es considerar un proceso de salida del fondo, apuntando a inversiones en nuestra sostenibilidad.

Próximos pasos

¿A dónde nos lleva todo esto? A medida que recibimos los comentarios de la encuesta de percepción de los beneficiarios, estos se alinean bien con algunas áreas de cambio en curso. Estas son algunas de las formas en que estamos respondiendo:

• Crear más grupos de socios basados en temas y regiones de programas comunes para fomentar el intercambio y la colaboración naturales
• Comprometerse a una comunicación más consistente y regular con todos los socios
• Ampliar nuestra documentación de interacciones para facilitar las transiciones cuando el personal del programa se retira
• Invertir en un enfoque de desarrollo de capacidades más estructurado, que incluya evaluaciones organizacionales facilitadas, para alentar a los socios a identificar prioridades y aprovechar nuestras conexiones y experiencia para apoyarlos en estas áreas
• Agilizar nuestro proceso de informes para evitar la duplicación de preguntas y trabajar para fusionar nuestro informe final y propuesta de renovación.
• Aumentar el tamaño promedio de nuestras subvenciones (durante el último año ha aumentado de $9,000 a $13,000); y cuando sea posible, aumentaremos aún más cuando los fondos lo permitan
• Considerando la posibilidad de acuerdos de subvención plurianuales
• Explorar formas de fortalecer aún más las redes de exalumnos y abrir espacios para ellos en determinadas oportunidades de networking, aprendizaje y financiación.
• Acercando a los miembros de nuestro equipo a los socios, actualmente en Guatemala, México e India
• Por último, y lo más importante, es crear un espacio para que los socios puedan ofrecer comentarios sencillos y rápidos a intervalos regulares, donde podamos escuchar, aprender y adaptarnos en consecuencia.

Vea los resultados completos de la encuesta aquí.