Em março de 2020, quando a pandemia da COVID-19 tomou conta do mundo, o Fundo Global para Crianças (GFC) mudou de rumo e transformou o que era originalmente uma reunião presencial com organizações de base nas áreas rurais da Libéria e Serra Leoa em sua primeira reunião virtual.

Em 15 de junho, a equipe da GFC na África abriu uma nova sessão no Zoom e aguardou com entusiasmo – e um pouco de ansiedade – a chegada dos parceiros de base da Libéria e Serra Leoa. Um por um, eles apareceram na tela, sorrindo enquanto todos se conectavam a quilômetros de distância. A primeira reunião virtual da GFC começou!

Não poderíamos ter previsto este momento em fevereiro, quando membros da equipe da GFC na África viajaram para áreas rurais da Libéria e Serra Leoa para encontrar oito organizações lideradas por mulheres e jovens para colaborar na nova iniciativa "Erradicando a Violência Contra Meninas na África Ocidental". Concebida em parceria com a Fundação NoVo, esta iniciativa apoia organizações de base na África Ocidental no desenvolvimento de estratégias inovadoras para combater as causas profundas da violência contra meninas e mulheres.

Em março, enquanto a equipe organizava uma reunião presencial para dar início à iniciativa na primeira semana de abril, a pandemia de COVID-19 tomou conta do mundo e interrompeu os planos de todos. A decisão de realizar a reunião online não foi fácil. Onde esses parceiros estão localizados, o acesso a equipamentos de TI, eletricidade e internet confiável é um luxo. No entanto, vimos isso como uma oportunidade de aprender a superar esses obstáculos. Também esperávamos que a experiência aumentasse o conforto dos nossos parceiros com os espaços digitais e lhes permitisse participar de conversas cruciais que acontecem online.

“A reunião inicial foi realizada para conhecer os parceiros, entender o que a GFC faz e o que eles fazem. Isso foi alcançado e nós, como parceiros, pudemos entender o que a GFC faz e como nos conectar como um grupo para criar um ambiente favorável à justiça social para as crianças.” – Participante da reunião inicial virtual

Apesar da nossa familiaridade com tecnologia e comunicação remota, planejar e implementar uma reunião virtual foi um novo desafio para nós – e para nossos parceiros. Como nossos parceiros nos conscientizaram de suas limitações em termos de acesso a equipamentos de TI e internet confiável, transferimos recursos para que eles pudessem comprar os recursos e a tecnologia necessários e assinar uma conexão de internet confiável. Assim que a tecnologia foi implementada, membros da nossa equipe participaram de tutoriais individuais com nossos parceiros. Mesmo antes do início da reunião, os parceiros e a equipe da GFC se familiarizaram com o uso e a navegação na plataforma de videoconferência Zoom.

“Através do GFC agora posso usar o Zoom confortavelmente.” – Participante do kickoff virtual

Com os nossos parceiros, decidimos marcar de 15 a 19 de junho a reunião virtual para lançar o Acabar com a violência contra as meninas na África Ocidental iniciativa. Queríamos criar um espaço seguro para que os parceiros se encontrassem e se conhecessem, trocassem conhecimentos, discutissem planos para a iniciativa e tirassem quaisquer dúvidas que pudessem ter sobre a nossa parceria ou a iniciativa.

Já havíamos realizado reuniões de lançamento semelhantes presencialmente diversas vezes, mas a realização da reunião virtual levantou novas questões: como criar um ambiente de equipe e construir relacionamentos e confiança em um ambiente virtual? Como garantir que todos se sintam confortáveis e confiantes com essa nova forma de se reunir?

Começamos a reunião pedindo aos parceiros que compartilhassem como estavam se sentindo, usando apenas uma palavra. Recebemos uma variedade de respostas, incluindo nervoso, curioso, ansioso, animado e feliz. Ouvindo um número impressionante de respostas positivas, também ficamos felizes e esperançosos.

Para ajudar as pessoas a se conhecerem, adicionamos um toque especial às apresentações. Cada pessoa foi solicitada a nomear uma fruta que melhor descrevesse sua personalidade e a identificar seu lugar favorito no mundo. Laranjas foram a resposta de fruta mais popular. Muitos que escolheram laranjas para descrever sua personalidade mencionaram que elas são duras por fora e precisam ser descascadas com cuidado, mas quando você as abre, elas são macias e suculentas por dentro, tornando difícil odiá-las. Outros mencionaram como as laranjas são uma boa fonte de energia e geralmente doces. Para muitas pessoas, seu lugar favorito era o lar, e quase todos mencionaram uma pessoa específica – uma avó, um pai, uma irmã, um irmão – que fez daquele lugar seu favorito.

“Foi a minha primeira experiência (deste tipo) e depois senti-me confortável porque a equipa ajudou-me a relaxar os nervos com algum exercício e diversão.'' – Participante do pontapé inicial virtual

Um dos nossos objetivos era quebrar a barreira tradicional entre financiador e beneficiário. Os parceiros foram incentivados a compartilhar suas experiências e conhecimentos, incluindo suas trajetórias organizacionais. Ao final da nossa reunião virtual, os parceiros tinham uma noção mais clara de que seu relacionamento com a GFC é uma parceria e que nosso objetivo é ajudá-los a aprimorar sua capacidade de servir melhor suas comunidades.

Para engajar os parceiros durante a reunião, incorporamos abordagens interativas inovadoras, que desempenharam um papel fundamental no sucesso final da reunião. Cada dia começava com uma pergunta que pedia a todos que compartilhassem algo sobre si mesmos. Afinal, a confiança vem do aprendizado mútuo.

Aproveitamos a tecnologia de videoconferência para nos divertir, incentivar a participação ativa e promover o compartilhamento de conhecimento, utilizando uma série de exercícios e ferramentas para quebrar o gelo, conectar e engajar nossos colegas. Utilizamos o recurso de compartilhamento de tela para fornecer imagens e texto durante as discussões. Salas de descanso possibilitaram discussões em pequenos grupos, promovendo conversas orgânicas e a construção de relacionamentos. Parceiros e funcionários foram incentivados a manter suas câmeras ligadas o máximo possível para que pudéssemos ver os rostos uns dos outros e nos conectar.

“Foi a melhor reunião online que já vivenciei. Informativa, interativa e envolvente.” – Participante do evento de abertura virtual

Proporcionamos conscientemente oportunidades de engajamento, e nossos parceiros fizeram o resto – eles participaram entusiasticamente de enquetes e usaram a função "levantar a mão" e o chat para compartilhar suas ideias e fazer perguntas. Por fim, cientes da necessidade de pausas presenciais e virtuais, e para nos divertirmos um pouco, realizamos festas com música e dança, e jogos e atividades que arrancaram risadas entre as sessões. Os parceiros trouxeram energia e entusiasmo a cada dia e, ao final, uma camaradagem maravilhosa pôde ser vista em nossas interações.

[image_caption caption=”Veronica Fannah (esquerda) e Lilian Lahai (centro), do Programa de Desenvolvimento Integrado para Adolescentes (IDP4T), se encontram pessoalmente com Rassie Bah (direita), do Centro de Advocacia e Empoderamento Sustentável (CASE), após a reunião para fazer networking e fortalecer seu relacionamento. © Rassie Bah” float=””]

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Agora que estamos todos mais confortáveis navegando em espaços virtuais, continuamos a nos reunir virtualmente regularmente para fortalecer relacionamentos e trocar conhecimento. Estamos ansiosos para apoiar os parceiros em seu desenvolvimento de capacidades por meio de sessões adicionais sobre alguns dos muitos tópicos abordados durante o encontro. Também ficamos felizes em saber dos planos de alguns parceiros de se unirem a outras organizações na iniciativa para trabalhar juntos na implementação de atividades com objetivos semelhantes.

“A importância de uma comunicação forte, de uma rede de contactos e de uma colaboração entre parceiros no mesmo distrito ou país pode ajudar a tornar o trabalho mais fácil e a abranger objetivos mais amplos.” – Participante do arranque virtual

Outra grande vantagem de uma reunião virtual é a quebra de barreiras geográficas – sem as restrições orçamentárias de viagens presenciais. A reunião inicial foi uma oportunidade maravilhosa para os colegas do GFC nos Estados Unidos, Guatemala, Hong Kong e Índia se conectarem com parceiros na África Ocidental. Vários membros da equipe do GFC, incluindo a alta gerência, participaram, compartilhando suas habilidades e até mesmo liderando algumas sessões.

A reunião virtual não apenas nos permitiu atingir as metas do nosso início presencial cancelado, mas também nos incentivou — a equipe e os parceiros do GFC — a adquirir novas habilidades valiosas para navegar em um mundo transformado pela COVID-19.

“A reunião online foi incrível, e sugiro que a GFC aproveite o uso da tecnologia com frequência. A GFC também deve buscar apoio para que os parceiros se estabeleçam tecnologicamente e aumentem a cooperação, o aprendizado e o compartilhamento.” – Participante do lançamento virtual

As 5 principais dicas da GFC para uma reunião virtual bem-sucedida

1. Considere os contextos tecnológicos dos participantes, incluindo a conectividade à internet e o acesso a dispositivos. É importante apoiar os parceiros na obtenção de tecnologia confiável e uma conexão de internet estável.
2. Limite o número de dias a um máximo de 3 por semana, com no máximo 2,5 horas por dia. Ficar sentado em frente a uma tela dia após dia, por várias horas, pode ser exaustivo. Cuide da gestão do tempo e concentre-se em um tópico por dia para evitar sobrecarregar a agenda. Reserve mais tempo para os parceiros compartilharem.
3. Crie espaço para que todos participem utilizando os diversos modos de comunicação oferecidos pela plataforma online que você utiliza. Sugestões incluem bate-papo, enquetes e colaboração em um documento ao vivo. Use salas de descanso para permitir reflexão e discussões em ambientes menores e mais intimistas.
4. O bem-estar de todos os participantes é essencial, então não deixe de incluir pausas, alongamentos e atividades energizantes em sua agenda.
5. Divirta-se! Ouça música, dance ou jogue um jogo para animar e envolver todos.

Nota do editor: Amé Atsu David, Bundie Kabanze, Alexander Kyerematen, Penda Sarr e Liza Yanovich do GFC contribuíram para este blog.

Foto do cabeçalho: © Community Health Care Initiative