En marzo de 2020, cuando la pandemia de COVID-19 se apoderó del mundo, el Fondo Mundial para la Infancia (GFC) cambió de rumbo y convirtió lo que originalmente era una reunión presencial con organizaciones de base en las zonas rurales de Liberia y Sierra Leona en su primera reunión virtual.

El 15 de junio, el equipo de África de GFC abrió una nueva sesión de Zoom y esperó con entusiasmo (y un poco de ansiedad) a que se unieran los socios de base de Liberia y Sierra Leona. Uno por uno, aparecieron en la pantalla, sonriendo mientras todos se conectaban a kilómetros de distancia. ¡La primera reunión virtual de GFC estaba en marcha!

No podríamos haber previsto este momento en febrero, cuando los miembros del equipo de África de GFC viajaron a zonas rurales de Liberia y Sierra Leona para encontrar ocho organizaciones lideradas por mujeres y jóvenes con las que asociarse en la nueva iniciativa para poner fin a la violencia contra las niñas en África occidental. Diseñada en colaboración con la Fundación NoVo, esta iniciativa apoya a las organizaciones de base en África occidental para desarrollar estrategias innovadoras para abordar las causas profundas de la violencia contra las niñas y las mujeres.

En marzo, cuando el equipo estaba organizando una reunión presencial para dar inicio a la iniciativa en la primera semana de abril, la pandemia de COVID-19 se apoderó del mundo y trastocó los planes de todos. La decisión de trasladar la reunión a Internet no fue fácil. En los lugares donde se encuentran estos socios, el acceso a equipos informáticos, electricidad e Internet fiable son lujos. Sin embargo, lo vimos como una oportunidad para aprender a superar esos obstáculos. También esperábamos que la experiencia aumentara la comodidad de nuestros socios con los espacios digitales y les permitiera participar en conversaciones fundamentales que se desarrollan en línea.

“La reunión de lanzamiento se llevó a cabo para conocer a los socios, saber de qué se trata GFC y qué hacen. Esto se logró y nosotros, como socios, pudimos saber qué hace GFC y cómo conectarnos como grupo para mejorar un entorno amigable para la justicia social de los niños”. – Participante de la reunión de lanzamiento virtual

A pesar de nuestra familiaridad con la tecnología y la comunicación remota, planificar e implementar una reunión virtual fue un nuevo desafío para nosotros y para nuestros socios. Cuando nuestros socios nos informaron sobre sus limitaciones en términos de acceso a equipos de TI e Internet confiable, transferimos fondos para que pudieran comprar los recursos y la tecnología necesarios y suscribirse a una conexión a Internet confiable. Una vez que la tecnología estuvo lista, los miembros de nuestro equipo participaron en tutoriales individuales con nuestros socios. Incluso antes de que comenzara la reunión real, los socios y el personal de GFC se volvieron expertos en el uso y la navegación de la plataforma de videoconferencia Zoom.

“Gracias a GFC ahora puedo utilizar Zoom cómodamente.” – Participante del lanzamiento virtual

Con nuestros socios, acordamos del 15 al 19 de junio la reunión virtual para lanzar el Poner fin a la violencia contra las niñas en África Occidental Iniciativa. Queríamos crear un espacio seguro para que los socios pudieran reunirse y conocerse, intercambiar conocimientos, discutir los planes para la iniciativa y plantear cualquier pregunta que pudieran tener sobre nuestra asociación o la iniciativa.

Habíamos celebrado reuniones de lanzamiento similares muchas veces en persona, pero realizar la reunión virtualmente planteó nuevas preguntas: ¿Cómo se crea un ambiente de equipo y se generan relaciones y confianza en un entorno virtual? ¿Cómo se garantiza que todos se sientan cómodos y confiados con esta nueva forma de reunirse?

Comenzamos la reunión pidiendo a los socios que compartieran cómo se sentían, usando solo una palabra. Recibimos una variedad de respuestas, entre ellas, nerviosismo, curiosidad, ansiedad, emoción y felicidad. Al escuchar una abrumadora cantidad de respuestas positivas, también nos sentimos felices y esperanzados.

Para ayudar a que las personas se conocieran entre sí, añadimos un toque diferente a las presentaciones. A cada persona se le pidió que nombrara una fruta que describiera mejor su personalidad y que identificara su lugar favorito en el mundo. Las naranjas fueron la fruta más popular. Muchos de los que eligieron las naranjas para describir su personalidad mencionaron que son duras por fuera y hay que pelarlas con cuidado, pero cuando las abres, son suaves y jugosas por dentro, lo que hace que sea difícil odiarlas. Otros mencionaron que las naranjas son una buena fuente de energía y, por lo general, dulces. Para muchas personas, su lugar favorito era el hogar, y casi todos mencionaron a una persona específica (una abuela, un padre, una hermana, un hermano) que hizo de ese lugar su lugar favorito.

“Fue mi primera experiencia y después me sentí cómoda porque el equipo me ayudó a relajarme con algo de ejercicio y diversión”. – Participante del lanzamiento virtual

Uno de nuestros objetivos era derribar la barrera tradicional entre donantes y beneficiarios. Se alentó a los socios a compartir sus experiencias y conocimientos, incluidas sus trayectorias organizacionales. Al final de nuestra reunión virtual, los socios tenían una idea más clara de que su relación con GFC es una asociación y que nuestro objetivo es ayudarlos a mejorar su capacidad para servir mejor a sus comunidades.

Para involucrar a los socios durante la reunión, incorporamos enfoques interactivos innovadores, que desempeñaron un papel importante en el éxito final de la reunión. Cada día comenzaba con una pregunta en la que se pedía a todos que compartieran algo sobre sí mismos. Después de todo, la confianza surge cuando aprendemos más sobre los demás.

Aprovechamos la tecnología de videoconferencia para divertirnos, alentar la participación activa y promover el intercambio de conocimientos, utilizando una variedad de ejercicios y herramientas para romper el hielo, conectarnos e involucrar a nuestros colegas. Usamos la función de compartir pantalla para proporcionar imágenes y texto durante las discusiones. Las salas de reuniones albergaron discusiones en grupos pequeños, lo que promovió la conversación orgánica y el desarrollo de relaciones. Se animó a los socios y al personal a mantener sus cámaras encendidas tanto como fuera posible para que pudiéramos vernos las caras y conectarnos.

“Fue la mejor reunión virtual que he experimentado. Informativa, interactiva y atractiva”. – Participante del lanzamiento virtual

Proporcionamos conscientemente vías para la participación, y nuestros socios hicieron el resto: participaron con entusiasmo en las encuestas y utilizaron la función de levantar la mano y el chat para compartir sus opiniones y hacer preguntas. Por último, conscientes de la necesidad de descansos físicos y virtuales, y de divertirse un poco, organizamos fiestas de música y baile, y juegos y actividades que provocaron risas entre las sesiones. Los socios aportaron energía y entusiasmo a cada día, y al final, se pudo ver una maravillosa camaradería en nuestras interacciones.

[image_caption caption=”Veronica Fannah (izquierda) y Lilian Lahai (centro) del Programa de Desarrollo Integrado para Adolescentes (IDP4T) se reúnen en persona con Rassie Bah (derecha) del Centro de Defensa y Empoderamiento Sostenible (CASE) después de la reunión para establecer contactos y fortalecer su relación. © Rassie Bah” float=””]

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Ahora que todos nos sentimos más cómodos navegando en espacios virtuales, seguimos reuniéndonos virtualmente de manera regular para fortalecer las relaciones e intercambiar conocimientos. Esperamos apoyar a los socios en el desarrollo de sus capacidades a través de sesiones adicionales sobre algunos de los muchos temas tratados durante la reunión. También nos encantó conocer los planes de algunos socios de asociarse con otras organizaciones en la iniciativa para trabajar juntos en la implementación de actividades con objetivos similares.

“La importancia de una comunicación sólida, la creación de redes y la colaboración entre socios en el mismo distrito o país puede ayudar a que el trabajo sea más fácil y a que se cubran objetivos más amplios”. – Participante del lanzamiento virtual

Otra gran ventaja de una reunión virtual es la eliminación de las barreras geográficas, sin las limitaciones presupuestarias que supone viajar en persona. La reunión inaugural fue una oportunidad maravillosa para que los colegas de GFC en Estados Unidos, Guatemala, Hong Kong e India se pusieran en contacto con socios en África occidental. Varios miembros del equipo de GFC, incluidos los directivos superiores, participaron, compartieron sus conocimientos e incluso dirigieron algunas sesiones.

La reunión virtual no solo nos permitió cumplir con los objetivos de nuestro inicio presencial cancelado, sino que también nos impulsó a todos, el equipo de GFC y los socios, a adquirir nuevas habilidades valiosas para navegar en un mundo cambiado por el COVID-19.

“La reunión virtual fue increíble y sugiero que GFC aproveche el uso de la tecnología con frecuencia. GFC también debería considerar la posibilidad de apoyar a los socios para que se preparen tecnológicamente para mejorar la cooperación, el aprendizaje y el intercambio”. – Participante del lanzamiento virtual

Los 5 mejores consejos de GFC para una reunión virtual exitosa

1. Tenga en cuenta los contextos tecnológicos de los participantes, incluida la conectividad a Internet y el acceso a los dispositivos. Es importante ayudar a los socios a obtener tecnología confiable y una conexión a Internet estable.
2. Limite el número de días a un máximo de 3 días a la semana, durante no más de 2,5 horas por día. Estar sentado frente a una pantalla día tras día, durante varias horas, puede resultar agotador. Sea consciente de la gestión del tiempo y concéntrese en un tema por día para evitar sobrecargar la agenda. Permita más tiempo para que los socios compartan.
3. Deje espacio para que todos participen mediante los distintos modos de comunicación que ofrece la plataforma en línea que utilice. Algunas sugerencias incluyen chat, encuestas y colaboración en un documento en vivo. Utilice salas de trabajo para permitir la reflexión y los debates en entornos más pequeños e íntimos.
4. El bienestar de todos los participantes es esencial, así que asegúrese de incorporar descansos, estiramientos y energizantes en su agenda.
5. ¡Diviértete! Escucha música, baila o juega un juego para que todos se llenen de energía y se involucren.

Nota del editor: Amé Atsu David, Bundie Kabanze, Alexander Kyerematen, Penda Sarr y Liza Yanovich de GFC contribuyeron a este blog.

Foto del encabezado: © Iniciativa de atención sanitaria comunitaria